MOTİVASYON..

MOTİVASYON EL KİTABI Yazar :Gisela Hegemann Yayınevi :Rota Baskı : İstanbul / 1995 / 215 shf. GİRİŞ 'Her sorunun üç çözümü vardır: Benim çözümüm, sizin çözümünüz ve gerçek çözüm.' Çin Atasözü Birisini birşey yapmaya zorlayabilirsiniz, ama o kişiyi bu şeyi yapmak istemeye kesinlikle zorlayamazsınız. İstemek için gereken arzu içimizden gelir ve motivasyon da içten zevk almamızı sağlayan içten gelen en büyük güçtür. Bu kitap modern yönetim üzerine bir denemedir. Bir işletmenin en iyi verim elde edebilmesi, ücretli işçilerinin de işi kendisininmiş gibi kabul etmesine bağlıdır. Bir organizasyon oluşturabilmek için öncelikle bireyleri geliştirmeliyiz. Peter M. Senge,'Besinci Disiplin' adlı kitabında: "Organizasyonlar ancak beceri kazanan bireyler aracılığıyla beceri kazanabilirler. Bireysel öğrenme organizasyonun öğrenmesini garanti etmez; ama bu gerçekleşmeden de örgütsel öğrenimden bahsedilemez… Şayet işçiler yeterince motive edilemezlerse ne büyüme olacaktır, ne verimlilik artışı, ne de teknolojik gelişme." der. Bu kitap bir kurumu yeniden organize etmeyi planlayanlar veya zaten yeniden yapılanma sürecinde bulunan yöneticiler; uzman ve danışmanlar; personel müdürleri; hizmet içi eğitimde sorumlu olan kişiler; işletmeyle ilgilenen öğretmen ve öğrenciler; ister toplantı başkanı olarak, isterse bir projenin lideri olarak, mesleki temelde insanlarla ilişkide bulunanlar ve işi ikna etmek olanlar için elzem… MOTİVASYON VE ÖRGÜTSEL DEĞİŞİM "Diyalog; 'Onların konuşması, bizim cevap vermemizdir.' Veya cevap vermeyip bir gülümsemeyle -ama bildiğimizi ifade eden bir gülümsemeyle başımızı sallayarak sorunlarını anladığımızı ve karşılıklı konuştuğumuz takdirde meseleleri çözebileceğimizi anlamalarını sağlamamızdır. Çünkü birisiyle konuşmak, yani diyalog, güven oluşturur ve güvende bizim herşeyden çok ihtiyacımız olan şeydir." Stefan Haym Zaman değişti. Küreselleşen dünyada herşey çok çabuk değişiyor. İnsanlar ya tüm enerjisini değişime karşı direnmeyi denemek için kullanacaklardır, ya da karşı karşıya olduğu değişimin kaçınılmazlığını kabullenmek ve bundan yararlanmaya hazırlanmak. İkinci şık çok daha kolaydır. Görüşlerimiz vardır. Görüşler, önümüzdeki yolu gösterir; ama onları eyleme koymak isteyen bir yönetici elemanlarını harekete geçirmek ve kendilerini işlerine vermelerini sağlamakla yükümlüdür. İşte bu konuda yönetici başkalarının yardımına ihtiyaç duyar. Birlikte çalışma kültürü (istişare) bizim iş görme yolumuzdur; bu, makineye yağ koymakla kum koymak arasındaki farka benzetilebilir. Ortak Görüş+Açık Hedefler+Pozitif Kültür=BAŞARI İş görenler kendi sorumlu oldukları alanlarda karar vermeye yetkili olmalıdır. Elbette, yeni bir yol tutturulduğunda bazı engellere takılma tehlikesi vardır. Eğer küçük bir hata otomatik olarak gelecekteki umutlarının sona ermesi anlamına gelirse, hiç kimse risk alma cesareti gösteremeyecektir. Dolayısıyla çok geç olmadan, her iş görenin soru sormasına, hata yapmasına ve yararlı gelişmelere dikkat çekmesine izin verilmelidir. Herkes, belirsizlik karşısında karar verebilmeyi ve en çalkantılı değişim dönemlerinde bile olumlu bir tavır gösterebilmeyi öğrenebilmelidir. Başkalarının duygularını anlayabilme, önsezi, düzeltme yeteneği gibi karakteristik özellikler ve insan doğası hakkında bilgi, başarı sürecinde fevkalade gereklidir. Karşılıklı saygı, güvenirlik ve başkasını düşünme gibi değerler başarıya giden yolda önemli yapı taşları olarak karşımıza çıkıyor. (Kitabın bu değerlerden "eski moda değerler" diye bahsetmesi ilginç.) Yönetici ve personelin gelecek için görüşlerini birleştirmesi çok olumlu bir başlangıç noktasıdır. En önemli motivasyon faktörlerinden biri, insanın kendisini bir gruba ait hissetmesidir. Bir görüş etrafında toplanmış bir topluluktan, hiç beklenmeyecek bir güç doğar. Hedefler açıkça tanımlanmış olmalıdır. Neyi istediğinizi bilmelisiniz. Enerjiniz, bilginiz ve azminiz bir amaca yönelmeli ve bu amaç açık, somut ve kesin olmalıdır. Hem iyimser hem de gerçekçi olmalıdır. Görüşler, karanlıkta kalmış bir yolu aydınlatan ışıkla karşılaştırılabilecek bir tür hedeftir. Hedefinizi somutlaştırmayı ve onu olmasını istediğiniz bir sonuç olarak ifade etmeyi başardığınızda, bu ışık yoğun bir lazer ışınına dönüşecek ve bir duvarı delip geçecek kadar güçlü olacaktır. Olumlu bir hedef belirleyip, uygulanabilir bir strateji ortaya koyduktan sonra eylemlerin o amaç üzerinde yoğunlaşmış olması gerekir. Yani tüm dikkat buna verilmiş olur. Bunu başka birşey yaparken bile zihnin köşesinde tutmak gerekir. Bu sayede, uyanık kalır ve karşınıza çıkan fırsatları değerlendirebilirsiniz. Şayet bir öncelik sıralamanız yoksa, herhangi bir seferde yapmaya çalışıp sonrada hiçbir şey yapamama tehlikesiyle karşı karşıyasınız demektir. Dolayısıyla enerji ve kaynaklar, hedeflere birer birer ulaşmak doğrultusunda kullanılmalıdır. Bütün bunlardan bir netice elde edebilmek için irade gücü ve azim gereklidir. Zira başta, bütün dünya bize karşı elbirliği etmiş gibi görünür. Halbuki engeller ve direnç sizi güçlendirir ve kendi yeteneklerinize güvenmenizi sağlar. "Ey benim düşmanım sen benim ifadem ve hızımsın. Gündüz geceye muhtaç, bana da sen lazımsın…" Motivasyon ve Değişme: Bilgi, güç demektir. Eğer kendinizi şartların kurbanı gibi hissetmek yerine, geleceğe doğru ağır ama emin adımlarla ilerleyenlerden olmak istiyorsanız, onlardan geri kalmamalısınız. Artık bir kadın için çocukları veya bir erkek için iş yoğunluğu bahane değildir. Bilginizi zamana uydurmak zorundasınız; yeni bir şeyler öğrenmek için ise hiçbir zaman çok geç değildir. Motivasyon katılımın sonucudur. Ne var ki, birlikte çalışmak kolay değildir. Ama başka türlü de insanlar arası ilişki kuralları öğrenilemez. Bu yüzden tek başına gelişme yeterli değil; sosyal yeterliliği güçlendirmek de aynı derecede önemlidir. Bütün bu noktalarda alınan sonuçların sürekli olması, uygulamanın sürekli olmasına bağlıdır. Deneyimler göstermiştir ki; bir bireyin önderlik yapması ve grubun onu izlemesi şeklindeki iç düzen, kurumları mümkün olan en iyi sonuçlara ulaştırmaktadır. Yöneticiler, çalışanlarının hareketli kalmasını sağlamalı ve bir şekilde ilgi gösterip kısa da olsa konuşması lazımdır. Böylece herkes istediği bir şeyden bahsetme imkanı bulur ve dedikodular önlenir. Hiyerarşik yapılar hantal olma eğiliminde olup, üreticiliğin gelişmesine izin vermez. Bu yüzden gelecekte bütün kurumlar daha esnek yapılı düzenlemelere ihtiyaç duyacaklardır. Yöneticinin tavrı, kurumun personeline yansır. Eğer yönetici bir şeyler elde etmek istiyorsa, önce kendisi iyi bir örnek olmalıdır; ancak vaad ettiklerini gerçekleştirirse kendisine saygı duyulur. Motivasyon ve Yenilik: Çalışanlar kalpsiz bir makine topluluğu değildir. İnsanlar ne kadar nitelikliyse, beklentileri de kadar yüksektir ve sadece ücretleriyle değil, çalışma ortamının duygusal havasıyla da ilgilenirler. İnsanlar üstleri tarafından takdir edilmezlerse, kendilerini fark ettirmeye karar verebilirler. Deneyimli insanlar çekip gittiğinde, kurumun onlardan alacağı semereler uçar gider. İşinin ilk günlerinde çoğu insan motive olmuştur. Zaman geçtikçe işyerindeki şartlar onların coşkularını yitirmelerine sebep olur. İyi liderlik, personelin motivasyonunu kaybetmemesini sağlamaktır. Bu da yeniden düzenlemelerle sağlanabilir. Bu yeniden düzenleme esnasında İş görenler hep hoşnutsuzluğa boğulurlar. Bunun sebeplerinden birkaçı: Ne olacağını ve niye olacağını kestirememe; bundan ne kadar etkileneceğini bilememe, yeni haliyle işin üstesinden gelip gelemeyeceğinden emin olamama. MADDİ TEŞVİKLER Maddi teşvikler tabii ki bir insanın işindeki verimi artırmakta önemli olabilir. Ama maddi teşviklerin rolü, motive edici faktörlerin bütünlüğü içinde ele alınmalıdır. Mesela: Az ücret ödenen işçiler, fazladan alacakları her kuruşa bağımlıdırlar. Daha çok kazanan insanlar ise yaptıkları işle daha çok özdeşleşir ve paraya daha az önem verir. Burada paranın yerini, başarısının onaylanması ve hareket serbestisi alır. ABD, Almanya, Japonya gibi ülkelerde düzenlenen bir anketteki "İnsanları gerçekten ne motive eder ?" sorusunun cevabı meseleyi daha iyi izah edici mahiyettedir. Yapılan sıralamada yüksek maaş dibe vurmuştur. DERECE MOTİVASYON FAKTÖRLERİ ABD JAPONYA 1 ---------- 1------------- Daha çok stratejik direktifler 2 ---------- 3------------- Daha çok enformasyon 3 ---------- 2------------- Proje planlamasına daha fazla katılım 4 ---------- 6------------- Daha az örgütsel bürokrasi 5 ---------- 4------------- Dışarıdan gelen fikirlere açıklık 6 ---------- 5------------- Daha az rutin iş 7 ---------- 8------------- Daha fazla hizmet içi eğitim 8 ---------- 7------------- Terfi için daha çok umut 9 ---------- 9------------- Daha yüksek ücretler Bunların yanında verilen ücretlerin de birkaç noktadan önemi vardır: Maaş, yaşamak için gereken geçimi sağlar ve böylece çalışmak için bir teşvik olur. Maaş ölçüsü çalışanın konumunu gösterir. Maaştaki artış, işinizdeki başarınızın onaylanmasıdır. Bir para artışı, diğer insanlarla temastan ve daha derin duygusal birliktelikten mahrum bir yaşamı telafi edebilir. Bu noktada aklımıza bir soru gelebilir. "Eğer maaşlar sadece ikincil bir motivasyon faktörü ise, niçin insanlar daha yüksek ücret için grev yaparlar?" Bu sorunun cevabını, yüksek statü ve daha fazla saygı görme isteğinde aramak gerekir. Yani grevdeki insanlar dikkat çekmek isterler: "Biz toplumda önemli bir görevi yerine getiriyoruz. Eğer işi bırakırsak her şeyin nasıl aksayacağına bir bakın. Bize hakkettiğimiz ilgiyi gösterin. Eğer siz bunu yapmak istemezseniz, biz sizi bunu yapmak zorunda bırakacağız." İnsanlar böylece, tatminsizliklerini, yetersiz bir ücret ile açıklamaya çalışırlar. Maaşın ölçüsü, aynı zamanda bir kurumun iç hiyerarşisindeki statüyü de gösterir. Eğer kendilerine adil davranılmadığını düşünen elemanların enerjilerini kendilerine acımakla ve sabotajla harcamaları istenmiyorsa, ücret artışı kriterlerinin herkes tarafından bilinmesi ve kabul edilmesi gerekir. Dolayısıyla benzer görevleri olan ve aynı süre çalışan personelin aşağı yukarı aynı maaşı alması gerekir. Netice olarak meseleyi iki noktada toplayabiliriz: 1- Yönetim yalnızca maddi teşviklere güvenmemeli, şirkette çalışan personeli neyin motive ettiğini ve neyin olumsuz olarak etkilediğini ortaya çıkarmak üzere kendi içinde anketler yapmalıdır. Sorular isimsiz olarak cevaplandırılmalıdır. 2- İşgücünün çıkarlarını temsil ettiği kabul edilen sendikaları üyelerinin maddi olmayan ihtiyaçları için de etkili bir biçimde mücadele etmelidir. MOTİVE EDİCİ BİR UNSUR OLARAK İLETİŞİM Açık iletişim, haberlerin bir örgütsel yapı içinde zirveden dibe, dipten zirveye serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışıdır. İş görenler, kendilerinden ne yapılmasının beklendiğini ve bunu neden yapmaları gerektiğini, üstlerinin onlardan ne beklediğini, diğer bölümlerde ve işletme dışında kendi işleriyle ilgili olarak nelerin olup bittiğini bilmek ister. Bu haber akışının sağlanması yöneticinin sorumluluğudur. Yönetici bir örnek teşkil eder. Yöneticinin söz ve hareketlerinin kişiden kişiye değişmemesi gerekir. Yeterli iletişim sağlanamadığı takdirde belirsizlik durumu ortaya çıkar. Bu da söylenti, dedikodu vs. zemini hazırlar ve belirsizlik ne kadar artarsa, verim de o kadar düşer. Mümkün olan birçok iletişim (enformasyon) kanalı vardır: **Kişisel İlişki ve Bilgi: Bilgi aktarımı için en iyi yoldur. **Yazılı Bilgiler: İnsani ilişkileri kısıtlar ve en çok yöneticinin kendisi zarar görür. **Video Yayınları: Haberleşme tek yönlü olarak gerçekleşir. **Kurum İçi Radyo Yayını: Eğlendirici olsa da; tipik bir tek yönlü iletişim sistemidir. **Elektronik Veri Ağı: Bilgisayar yoluyla haberleşme, en çok olayları ve haberleri duyurmak için uygundur. Avantajı; çok sayıda insana çok çabuk ulaşabilmesidir. Bunlara bir de gayr-ı resmi iletişim ağını katabiliriz. Genelde serbest toplantılarda, çay meclislerinde olur ve karar verme aşamasında etkilidir. Açık iletişim kalite sağlar. Şayet yönetim olayların kökünde yatanları biliyorsa, yeniden düzenlemeden doğan birçok sıkıntı verici durumdan sakınılabilir. Çoğu kaza ve felaketler, yönetimin önce ve zamanında uyarılması halinde engellenebilir. Bir İngiliz madeni sık sık tekrarlanan kazalarıyla ün yapmıştı. Kazaya yol açan sebepler araştırılınca, madencilerin üstleriyle hiç teması olmadığı ortaya çıktı. Bilgi akışı sadece yukarıdan aşağıya doğru idi. Yönetimin iş görenlerle düzenli toplantılar yapma kararından sonra, kazaların sayısı birden düştü. Kendi yeteneğinden için için şüphe duyan zayıf bir yönetici, övgü ve onaylama konusunda da pintidir; daha açıkçası bunu beceremez. Bunlar yani güvensiz insanlar, başkasının başarılarını kişisel bir tehdit olarak görür; sadece kendi bulunduğu konuma yönelik değil, aynı zamanda kendi saygısına da. Başkalarının iyi olması onun için, kendi düşük pozisyonunun onaylanmasıdır. Hiçbir şeye tepki vermemek de bir cezalandırma biçimidir. İlgisizlik bazen, dolaysız bir saldırıdan daha yıkıcı olabilir. Bir kurban, kendisini, adil olmayan eleştirilere karşı savunabilir; sessizlik ise onu umursanmama duygusuyla baş başa bırakır. ÖVGÜ: Övgünün memnuniyet verici ve teşvik edici olabilmesi için şu özellikleri taşıması gerekir. Gerçekçi ve dürüst: Övgü olgulara dayanmalı ve sizin gerçek düşüncelerinizi yansıtmalıdır. Eğer insanlar ortalıkta birbirlerine asıl söylemek istediklerini söylemeden yağ çekerek dolaşırsa, övgü zamanla dejenere olarak boş bir gevezeliğe dönüşür. Belli bir konuda: Övgü somut ve özgül bir konuya yönelik olmalıdır yani genel ve abartılı olmamalıdır. "Daima" ve "Hiçbir zaman" gibi genellemeler kaçınılmaz olarak yanlıştır. "Herşey mükemmel" gibi özele inmeyen iltifatlar, neyin gerçekte iyi olduğu ve neyin daha iyi olabileceği hususunda hiçbir fikir vermez. Övgünün miktarı, sunulan hizmetle veya yerine getirilen görevle orantılı olmalıdır. Çok küçük bir işe gösterilen abartılı bir onaylama, kişide güvensizliğe yol açar. Yüz yüze: İlke olarak, övgü insanların yüzüne karşı yapılmalıdır. Bir yönetici elemanlarıyla yüzyüze konuşmak zahmetine katlanmalı, bunu bir üçüncü kişiye bırakmayı düşünmemelidir. İçten: Onaylama içten gelmelidir. Kendinizin yapmış olmayı istediğiniz bir işi yapan bir başkasını tebrik etmek çok zor olduğundan, bazı insanlar, övgülerini sözde alçakgönüllülük gösterileriyle, alaycı ve küçümseyici sözlerle karıştırırlar. Gözlerinde, kıskançlık ve haset alevi parlarken, dudaklarından olumlu sözler dökülür, sonunda tüm haz duyguları yok olur gider. Bazen güzel bir söz, bir küçümseme duygusunu örtecek şekilde kullanılabilir. Bu, oldukça can sıkıcıdır. Çünkü çok az insan buna hazır cevap bir karşılık verebilir. Mesela; bir dergide makaleniz yayınlanıyor ve arkadaşınız size övgüde(!) bulunuyor: "Makalen muhteşem olmuş. Kendin mi yazdın?" OLUMLU TEPKİLER: Olumlu tepkileri gerektiği gibi kabul edebilmek de bir sanattır. Bu konuda da birkaç noktanın üzerinde durmakta fayda var. Hiçbir iltifat geri çevrilmemeli, gereksiz alçakgönüllülük, çoğu insanı iltifatları geri çevirmeye iter. Olaylara olumsuz gözle bakmamalı. Yetenekli insanlar, kendi kendilerinden hep daha fazlasını beklerler ve çoğunlukla, mükemmel olmadıkları için eleştirilmek yönünde mazoşist (kendine eziyet edilmesinden zevk duyan anlayış) bir ısrarcılık içindedirler. Topluluk içerisinde eleştirilmeyi bu yönde değerlendirip, olumsuz bir şeyler aramamak gerekir. Duygular aynen yansıtılabilmeli: Özellikle beklenmedik bir anda geldiğinde, olumlu tepki, insanı bütünüyle etkisi altına alabilir. Bu anda duygularınızı göstermekte kibarlıkla bağdaşmayan hiçbir şey yoktur. Gözyaşı bir misal olarak ele alınabilir. OLUMSUZ TEPKİLER (ELEŞTİRİ): Yapıcı bir eleştirinin en az övgü kadar önemli olduğu konusunda hemfikiriz. Ama genelde bunlar dile getirilemez. Bu; kişinin kendini dezavantajlı bir duruma düşüreceği kaygısı, ceza veya popülerliğini kaybetme korkusundan doğar. Halbuki bazı kelimeleri dikkatli seçerek tepkinizi teşvik edici bir şekilde ifade edebilirsiniz. "Sizin bu işi çok daha iyi yapabileceğinizi biliyorum." gibi. Olumsuz düşünceler bulaşıcıdır. Eğer bir insan sürekli homurdanıyorsa etraftakilerin de iş ve diğer insanlar hakkında olumsuz düşünceler geliştirmesi yakın demektir. Bu sebeple; çözüm meclisi haricinde böyle konuşmaların sık sık olmasına müsaade etmemek daha akıllıca olacaktır. O zaman, eleştiri yapılacaksa yapıcı olmalı, yıkıcı olmamalıdır. Eleştirinin yapıcı olabilmesi için bazı öneriler ilginizi çekecektir. 1- Çoğu insan yanlış şeyleri kasıtlı olarak yapmaz. Bir işi ellerine yüzlerine bulaştırdıklarında bile, aslında iyi niyetlidirler. Bu iyi niyeti takdir edin. Bir başarısızlıklarını söylerken, bir önceki başarısıyla mukayese ederek söylersek şahsın kendine güveni artabilir. 2- Ağzınızı açıp, öfkenizi dışa vurmadan önce, yapacağınız eleştirinin nedenlerinden emin olun. Çünkü, kontrolsüz bir duygusal patlama, karşınızdaki insanla ilişkilerinizi tamamen bitirebilir. 3- Psikoloji dilinde, "transfer" kelimesi, insanın daha önceden yaşadığı deneyimlerden kaynaklanan duygu ve düşüncelerini buraya ve şimdiye taşımasını ifade eder. Eğer, daha önceki yönetici otoriter idiyse, personel, yeni yöneticiye bir süre içinde olsa, sanki elinde kamçı başlarında dikiliyormuş gibi bakacaktır. Bir Türk, bir Japon ile karşılaştığında, onun on yıl önce arkadaşlık yaptığı bir başka Japon gibi olduğunu düşünme eğiliminde olacaktır. Bu transfer tuzağından kurtulmak için, herhangi bir insan topluluğu içerisinde belirgin bireysel farklılıklar olacağını hiç unutmamanız gerekir. Acele sonuçlara varmayın ve insanları tanıma zahmetine katlanın. 4- Dolaysız ve adil olarak; ne söylemek istiyorsanız tam olarak onu söyleyin. Sizi rahatsız eden bir durum karşısında; kılı kırk yarmak, genellemelere başvurmak, saldırmak, karşınızdakini gülünç duruma düşürmek gibi davranış biçimlerine başvurmak size oldukça çekici gelebilir. Ama, bunlar her zaman düşman kazandırırlar. Dolayısıyla bunlardan kaçının. 5- Tepkinizi çabuk verin, küçük bir mesele büyük bir felakete dönüşünceye kadar beklemeyin. Somut konuşun; sizi tam olarak neyin rahatsız ettiğini söyleyin. O noktada kalın ve kişinin davranışını eleştirirken genellemeden ve kişisel saldırılardan kaçının. Olumsuz tepkiyi teke tek bir görüşmede vermek en iyisidir. Eğer tüm bir bölüm meseleden etkileniyorsa, neyin ters gittiğini açıkça tartışmak yararlıdır. Ama bunun için gereken ön şart, tartışmalı konuların tamamen ortaya konduğu bir ortam oluşturulması ve genel kabul görmesidir. Kaçınılması gereken şey ise, tek bir kişinin, tüm diğer insanlar arasında bir günah keçisi haline getirilmesidir. Eleştirdiğiniz insana, vurguladığınız noktalara cevap verme fırsatını tanıyın. Dedikoduculuk ve skandal tüccarlığı, güvensizlik oluşturmaktan başka sonuç vermez. 6- Tepkinizi vermek için doğru zamanı seçin. Eğer kuşku duyuyorsanız, "Seninle bu konuyu konuşmamız gerekiyor. Hemen şimdi konuşmak ister misin, yoksa yarına kadar bekleyeyim mi?" diye sorun. 7- Eğer personeli ya da içlerinden birisini azarlayacaksanız, onların başarısızlarına sizin de hangi davranışlarınızla katkıda bulunduğunuza dair karşı çıkışlara kendinizi hazırlayın. 8- Sadece hataları sıralamakla yetinmeyin, eleştiriyi yapmakla ne elde etmeyi umduğunuzu da söyleyin. 9- Eğer personelden biri sizin eleştirileriniz sonucunda davranışlarını değiştirir ya da daha iyi sonuçlar elde ederse, o kişiye olup bitenin gayet iyi farkında olduğunuzu hissettirin. Onaylama konusunda cimri olmayın. 10- Personelden biri eleştirilerinize hiç kulak asmıyor ve davranışını değiştirmek için herhangi bir girişimde bulunmuyorsa, olumsuz davranışının sonucunun ne olacağını ona söyleyin. Tehdidiniz durumun ağırlığıyla orantılı olmalıdır. Kızgınlık eseri, uygulamaya cesaret edemeyeceğiniz aşırı cezalarla tehdit ederseniz, otoritenizin altını oymuş olursunuz. Tehditleriniz boşa çıkarsa inanırlığınızı kaybedersiniz. "İki kulağımızın ve tek bir ağzımızın olması, daha az konuşup daha çok dinleyebilelim diyedir." Dinle(yebil)me sanatı: Açık iletişim, mesajı veren kişinin kendisini açıklıkla ve tam olarak ifade edebilmesini ve mesajı alan kişinin de dinlemeye hazır olmasını gerektirir. Dinlemek, saygı göstergesidir. Ancak çoğu insan kötü bir dinleyicidir. İletişimi zorlaştıran bazı tipik engeller vardır. Kısaca bunlara da değinelim. 1- Bir insanın özümseyebileceği bilgi miktarı oldukça kısıtlıdır. Eğer bir seferde çok fazla bilgiyle karşı karşıya kalırsak şalterlerimiz atıverir. Coşku içinde, karşısındakini aşırı derecede bilgiye boğmaya çalışan kişi, enerjisini ve zamanını boşa harcıyordur. Çünkü, dinlediklerinin çok az bir kısmını özümseyebilecektir. Eğer heyecanlı ve sinirli, bir konudan diğerine atlayarak konuşursanız, anlattığınız şeyin etkisi azalacaktır. Birilerini bir şeye ikna etmek istiyorsanız, derin bir nefes alarak, engin fikirlerinizi küçük parçalara bölmeniz iyi olacaktır. 2- Kendilerini güvensiz hisseden insanlar genellikle kötü dinleyici olurlar. Çünkü böyle insanlar, sürekli diken üzerinde duruyor gibi, rahat hareket edemezler. Amerikalı iletişim uzmanı Albert Mehrabian tarafından gerçekleştirilen bir araştırma, birisiyle ilk defa karşılaştığımızda %55 oranında onun beden diline, % 38 oranında sesine ve sadece %7 oranında da söylediğine konsantre olduğumuzu ortaya çıkarmıştır. (Büyüklerimizin "İnsan kıyafetiyle ağırlanır, bilgisiyle uğurlanır." sözüyle çakışan bir sonuç.) Birisiyle bir daha karşılaşmaktan çekindiğimizde, söylediklerimizin beden dilimizle yaydığınız işaretlerin yanında çok önemsiz kaldığını unutmayın. Gülümseyin, soru sorun ve dinleyin. Bu, uzun uzadıya nutuk çekmenizden daha fazla sempatisini kazandırır. 3- İnsanlar birbirleriyle görüş ayrılıkları üzerinde tartışırlarken, sürekli anlaşmazlığa düşerler. Çünkü biri konuşurken diğeri dinleyeceği yerde, ne söyleyeceğini düşünüyor ve hazırlıyordur. Yanlış anlamalardan kaçınmak için, karşınızdaki insan konuşurken, kendi hedeflerinize doğru yol almadan önce onu dinlemeniz gerekir. Muhalif partilere mensup politikacıların televizyonlarda yaptıkları tartışmalar, anlatılanların dehşet verici bir örneğidir. 4- Dinleme yeteneği aynı zamanda kişinin beklentileriyle de ilgilidir. Kişi, söylenen şeyin ilginç, önemli ve yararlı olduğunu düşündüğü zaman dinler. Çoğunlukla neyin söyleneceğini bildiğini düşünür ve tamamını dinleme zahmetine katlanmaz. "Cevapların tümünü bilmektense, soruların bazılarını sormak daha iyidir.". James Thurber Soru sorma sanatı: İnsanlarla nasıl konuşulacağını bilmek, doğru soruları nasıl sorulacağını bilmek demektir. Soru sormak, konuya katıldığınızı ve diğer insanlarla ilgilendiğinizi gösterir. Bir konuşmaya: "-Ne?, -Kim?, -Nasıl?, -Ne zaman?, -Hangi?" sorularını sorarak başlayabilirsiniz. "-Niye?" sorusundan mümkün olduğunca kaçınmak lazımdır. Zira bu kelime gizli bir suçlama içerir. KATILIM Liderlik tarzı: Bir yöneticinin liderlik tarzı, personelinin motivasyonunu belirler. Otoriter bir yönetici, astlarına, ne yapmaları gerektiğini açık bir biçimde anlatır ve bunu nasıl yapacaklarını da tam olarak açıklar. Modern yönetim teorisi ise, bize, kurumun hedeflerinin personel tarafından bilinmesi gerektiğini öğretir. Bu kitapta ise bir adım daha ileri gidiliyor ve yöneticilerin hedeflerini personelleriyle birlikte tespit etmelerini ve görevlerini nasıl yapacaklarına elemanların "kendi kendine" karar verebilmesi için onlara -verilen talimatlar dahilinde- olabildiğine serbestlik tanımaları öneriliyor. Hedefin zihinlerde açık olması, onların kendi başlarına inisiyatif alabilmelerini mümkün kılar. (Tabii ki burada onların sorumluluk alacak cesarete sahip olduklarını farz ediyoruz.) İnsanlara yumuşak davranmak onlara özgüven kazandırır. Otoriter liderlik tarzı artık çağımıza uygun değildir. Hiç kimse sürekli emir almaktan hoşlanmaz. Ama bu, dizginlerin tamamen salınacağı anlamına da gelmez. Duygular sadece bastırılmaları gerektiği zaman tehlikelidirler. Ama eğer hiç karşılık görme korkusu duymadan serbestçe ortaya konulurlarsa, o zaman ilgili kişiler bir diyalog başlatabilirler ve bu da karşılıklı anlayışa giden yolda ilk basamak olabilir. Açıklık: Anlaşmazlık konularının tartışmaya açılabilmesi anlamına gelir. Açıklık, sizin farklı bir görüş savunabilmeniz ve duygularınızı gösterebilmenizdir. Personelin kurumun hedefleriyle özdeşleşmesi bekleniyorsa, kurumdaki günlük hayatta olan herşeye karşı açık olmak, lüzumlu bir önkoşuldur. Ama bu tür bir açıklık, eğer yönetici kendisini açmaya, diğerleri için ulaşabilir kılmaya hazırlamamışsa ve personeli ile arasındaki mesafenin otoritesinin kaynağı olduğu inancından kurtulamamışsa, pek mümkün değildir. Şayet personel tam olarak ikna edilmediği birşeyi yapmaya zorlanıyor ise, ilişkilerin arasına duygusal bir gerginlik girer. Vicdan sahibi bir insan, şefine herşeye rağmen sadık kalmaya çalışır. Ama gizliden gizliye isteksizlik, gönülsüzlük duyar. İsyancı düşünceleri itaat duygusuyla çatışmaya girer. Gizli öfkesini, unutulmuş bir duygu gibi yaşar. Bastırılan bu duygu, suçluluk duygusu olarak kendini gösterir. Rahatsız bir vicdanı vardır artık. Bu kararsız, karışık ve şaşkına çeviren duygularla hareket etmek, zamanın ve enerjinin boşa harcanmasına sebep olarak, yapılan işin kalitesini düşürür. Sahte demokrasi; yöneticinin zaten vermiş olduğu bir kararın konusu olan mesele üzerine personelini görüşmeye çağırmasıdır. Daha da kötü olanı, uzun bir görüşmeden sonra ekibin karara varması ama sonradan yöneticinin kimseye açıklama yapmadan bu kararı değiştirmesidir. Tabii ki yöneticinin en iyi olduğunu düşündüğü yönde karar alma hakkı vardır. Her kararı almadan önce toplantı yapmak zorunda değildir ama, eğer personele görüşlerini sorar ve sonra da bunları dikkate almazsa, en azından bunu niye yaptığını açıklamalıdır. Katılım yoluyla kendini geliştirme: Olup bitenlere personelinin de aktif olarak katılımına fırsat veren yönetici önemli bilgilere ulaşma imkanını yakalamakla kalmaz, aynı zamanda personelinin de sadakatinden de emin olur. Katılım insanların sorumluluğununu artırır ve çekişme isteğini azaltır. Zeki bir yönetici personelini bir kaynaklar kümesi olarak düşünecektir. Elemanlar kendi özel alanlarında bir başkasından çok daha bilgilidirler ve neyin geliştirilmesi, yenilenmesi gerektiğini ilk fark edecek olanlar da onlardır. Katılım, kendini geliştirme imkanı demektir. Bu insani ihtiyacın doyurulması oldukça motive edicidir. Yöneticinin bu konudaki ideal listesi şu noktaları içerir: "Personelinize daha fazla sorumluluk vererek çalışma isteklerini yükseltin." "Yenilikler üzerinde siz bir karara varmadan önce personelinizi görüşmeye çağırın ve bir şeyleri değiştirmek için çok geç olana dek beklemeyin." "Personelin söylediklerini dinleyin ve isteklerini dikkate alın. Onlara karşı kayıtsız olduğunuz hissini vermekten kaçının." "Personelinize, kendi iş tanımlanmalarının hazırlanmasına katılmaları için bir şans verin." Bir yöneticinin seçtiği çalışma metotları, ulaşabileceği sonuçları belirler. Eğer personel karar alma sürecine en baştan dahil edilmişlerse, bu kararlar sonradan uygulamaya konulduğunda, ortaya çıkabilecek olan sürtüşmeler en aza indirilmiş olur. Katılım, bir ait olma duygusunu doğurur. GÖREVLENDIRME Yönetim, başka insanlar aracılığıyla sonuç elde edilmesi anlamına gelir. Personeli motive edebilme yeteneği, iyi bir yöneticinin sahip olması gereken en önemli niteliktir. Görevlendirme sorumluluğu da başarının anahtarıdır. Görevlendirme, somut olarak tanımlanmış görevlerin üst düzeyden alt bir düzeye taşınması olarak ifade edilebilir. Görevlendirmede başarısızlık, yöneticinin, işin ayrıntılarına boğularak bütün üzerindeki genel görüşünü kaybetme tehlikesi içinde olduğu anlamına gelir. Bu durumda rutin bir çalışma hakim olur. Yönetici personelini yönetmek yerine, tek tek görevleri bizzat yerine getirir. "Nasıl?" sorusu "Ne?" sorusundan daha önemli hale gelir, yani prosedür gereği olan düzenleme ve kuralların kendileri amaç olurlar. Hiç kimse "Bu kuralın başlangıçta varolma sebebi aslında neydi?" gibi bir soru sormaz. Personel her zaman rölantide çalışır. Esneklik yok olmaya başlar ve şirket cansızlaşır. Görevlendirme gönüllü yapılmalıdır. Bir diktatöre yapmak istemediği bir şeyi yaptırmaya çalışmanın anlamı yoktur. Bunun avantajlarını yöneticinin kendisi fark etmeli ve personellerine karşı tutumundaki değişikliğin azap dolu bir sürece dönüşebileceğini düşünmelidir. Eski fikirlerden kurtulmak hiçbir zaman kolay değildir ama her zaman bunun için harcanan çabaya değer. Personelin iyi sonuçlar elde etmesi, yöneticiye yapılmış bir iltifattır. Görevlendirmeden kaçınmak için ileri sürülen yedi mazeret: 1-Personelin zaten yapacak çok işi var: Personelin iş yüküne gösterilen ilgi, görevlendirmeye karşı çıkmak için en çok kullanılan mazerettir. Görevlendirmeye karşı isteksizlik en saygıdeğer dürtüden, personelin mutluluğuna gösterilen ilgiden doğabilir. Ama çok az yönetici personelinin niye iş yükü altında boğulduğunu ve bu ilgiden gerçekten hoşnut olup olmadığını öğrenme zahmetine katlanır. Sürekli baskı altında olan bir kurum, çoğunlukla yetersiz planlama ve düzensiz iş rutinlerinin kurbanıdır. Böylesi durumlarda düzenlemeler için oldukça geç kalınmış olur. 2-Personel bu işi beceremez: Birçok yönetici, elemanlarının kendilerine verilen görevi yerine getiremeyeceklerinden korktuğu için görevlendirmeye karşı isteksizdir. Bu tavır bir kısır döngü ortaya çıkarır: Yönetici görev vermez, çünkü personel yeterli bilgiye sahip değildir; daha fazla bilgi için daha fazla öğrenmeleri gerekir; oysa yöneticinin onlara birşeyler öğretmek için zamanı yoktur, çünkü aşırı derecede çalışmaktadır, -bunun sebebi ise elemanlarına görev vermemesidir.-

CEO KUMAŞI VAR MI ?

NASIL BİR YÖNETİCİSİNİZ Yazar : Charles MARGERİSON Yayınevi : İlgi Yayıncılık Baskı : İstanbul GİRİŞ : Yöneticiliğe Yaklaşımınız Nasıl? Ne tip bir yöneticisiniz? Yöneticiyi, başkalarının yaptıkları işten sorumlu kişi olarak tanımlıyoruz. Herkesin çalışma yolu farklıdır, başarılı olabilmesi için güçlü yönlerini geliştirme, zayıf yönlerini de en aza indirmesi gerekir. 'Yöneticiler eğitilebilir mi?' sorusuna evet diye cevap verilebilir. Her insan fıtratına göre yönetim tarzı sergiler. Zeka, öğrenimle bir noktaya getirilse de, önemli bölümü anne ve babamızdan kalıtımsal olarak kalmaktadır. Acaba bir okulu idare eden yönetici, aynı şekilde fabrikayı da idare edebilir mi? Yazar, bütün koşullarda ve farklı durumlarda etkili olabilecek bir önderin var olmadığını ileri sürüyor. Kişilerin yeteneklerini ortaya çıkarıp ona göre istihdam edilmesi gerekmektedir. Kişi, beceri ve yeteneklerini geliştirip daha çok öğrense de kolay kolay kişiliğini ve çalışma biçimini değiştiremez. Yöneticinin görevleri nelerdir? Yönetim işetmenin can damarıdır. Yöneticinin eski otoritesi zayıflamıştır. Çoğunluk otoriter kişilerden hoşlanmamaktadır. Kişiler bu saygıyı ilerindeki başarı ile kazanmak zorundadırlar. Bu gün artık 'rıza' yoluyla yönetim çağını yaşıyoruz. Steward, yaptığı araştırmalarda yöneticilerin vakitlerini % 75'ini başkaları ile konuşarak geçirdiğini saptamış. Bu yönden, konuşma yeteneği yönetici için önemlidir. Yöneticiler hem konuşmayı, hem dinlemeyi bilmelidirler. Dikkat! 'Bu kitabı kendi kendinize uygulamanız gerekmektedir. Kitaba hiçbir katkıda bulunmayıp, okuyanlar ondan bir şeyler istifade edemezler. Kitap sizden çok şey istemektedir. Ancak, bütün testleri buraya kaydetmemiz zor olduğu için bu size bir fikir verebilir. BÖLÜM I Ne tür bir işiniz var? İnsanlar Ve Zaman:Burada kime ne kadar zaman ayırdığınızı düşünebilirsiniz. Zamanınızı nasıl ölçersiniz. Olayları kayda geçirmenin, her dakikayı kaydetmenin dışında daha kolay bir zaman izleme yöntemi vardır. Faaliyet analizi: Bu analizde işinizin belli bölümlerini içerdiğini kendi tecrübelerinizden bildiğiniz önemli faaliyetleri saptayın. Sonra, her faaliyete ayırdığınız zamanı günlüğünüze kaydedin. Unutmamak için her saat başı, o önemli faaliyeti yazın. Bir yöneticide aranması gereken en büyük özellik, konuşma becerisidir. İkincisi de yöneticilerin kendi zamanlarını planlamada güçlük çekmeleridir. Yönetim rolleri aşağıdaki gibidir: 1-Şef, 2-Grup lideri, 3-Aracı, 4-Bilgi, 5-sözcü, 6-Girişimci, 7-Kaynak dağıtan, 8-Sorun çözen, 9-Pazarlıkçı, 10-Kişisel. Bunları düşünüp gelecek yıl şu sorulara cevap aramalısınız. 1-Gelecek yıl şu işlere daha az zaman harcamalıyım: 2-Gelecek yıl şu işlere daha fazla zaman harcamalıyım: 3-Gelecek iki, üç ay içinde başarmayı planladığım en önemli şeyler şunlardır. Yaptıklarınızı yazmak, anlaşılması çok güç olan şeyleri açıklığa kavuşturmanın bir yoludur. Bir yöneticinin görevi önce kendisini, sonra diğerlerini organize etmektir. -Zamanınızı alan başlıca faaliyetler nelerdir? -ilerleme için hangi engelleri aşmak zorundasınız? -Rolünüzü geliştirmede ne gibi seçenekleriniz var? Görevlerin değerlendirilmesinde, yapıcı bir yaklaşım: 1-Gözden geçirilen dönem içerisinde, astınıza yaptığı önemli işlerin bir listesini hazırlamasını isteyin. Bu dönem, üç ile altı ay, en çok bir yıl olmalıdır. 2-Toplantının ilk bölümünde olumlu yönler üzerinde durun. Bunların nasıl daha fazla geliştirilebileceği üzerinde plan yapın. 3-Zayıf, eksik bölümleri sona bırakın, ona soru sorarak sebeplerini araştırın. 4-Yöneticinin, konuları astıyla eğitim ya da rehberlik çerçevesinde tartışması önemlidir. Yönetici, astı istediği sürece onu eğitmeli, astının hedefinden sapma görürse rehber olmalıdır. İşinizi bilin Bazen çok konuşur, hiçbir iş yapmayız. Ama bazen de yeterince konuşmayız. Bana kalırsa yöneticiler ve astları yönetimin rolünün ne olduğunu ve görevlerin nasıl yerine getirilmesi gerektiğini aralarında oturup konuşmuyorlar, sonuç olarak her şey ile ilgili kişilerin davranışlarına bağlıdır. Bu yüzden yöneticinin olumlu bir davranış ortamı oluşturması çok önemlidir. BÖLÜM II Çalışma Hayatınızın Neresindesiniz? Yönetim basamaklarında yükseldikçe sonucu beklemekte zorlaşır. Olayları mümkün olduğunca önceden görmek ve plan yapmak icabeder. Hepimizin davranışlarımızı etkileyen planları vardır. Ama bilincinde değilizdir. İlk işiniz neydi? Şimdiki işinize benziyor muydu? Bu soralar cevap aranabilir: Bir örnek: Mühendisler ve yöneticiler: Soru: 'Neden mühendislerimizi yönetici durumuna gelip terfi edince başarılarında bir düşüş oluyor'? Mühendislerle, işlerindeki değişiklik hakkında konuştum. Mesleklerinde dönüm noktasına gelmişlerdir. Çoğu huzursuzdu. 'Saatlerce toplantılarda oturmaktan başka bir şey yapmıyorum' dedi birisi 'Yönetici olduğumda ne yapacağımı bilediğim için kendimi suçlu hissediyorum' dedi diğeri. Şimdi mühendislerden teknik bilgilerinden ziyade planlama, programlama, insan ilişkileri ile ilgili konular isteniyordu. Neredesiniz? Kendi durumunuzu düşünün. Dönüm noktasına mı yaklaşıyorsunuz, yoksa şu anda o noktadan geçmek temisiniz. Sizinle aynı düzeyde olan iş arkadaşlarınızla toplanın ve onların neler yaptıklarını, yeni işe nasıl yaklaştıklarını görmek için seminer düzenleyin. Başkalarının sizden beklentileri, sizin yönetim görevlerinizin gerçeklerini anlamanızda çok yararlı olabilir. Yakınınızda ki kişilerin beklentileri olması, size baskı yaptıkları anlamına gelir. Sizden maddi bir şeyler bekleyeceklerdir. Toplantılara katılmanızı bekleyeceklerdir. Beklentilerin planlanması; bir süre, örneğin üç ay zaman tanıyın, neler yapılması lazım geldiğini belirtin. Ancak toplantılar düzenleyerek ve sorunları konuşarak baskı ve beklentilerle başa çıkılabilir. Yöneticilerin çoğu zanlarını işle ilgili planlar hazırlamakla geçirirler. Aynı ilke, kendinizi yönetmekte de geçerlidir. Yönetimde yükseldikçe hiçten bir şeyler oluşturabilme' yeteneği daha çok önem kazanmaktadır. BÖLÜM III Nasıl Bir İşte Çalışmayı Tercih Ediyorsunuz? Kişilere seçenek verilirse, çoğumuz hangi işlerden hoşlandığımızı ve o işi nasıl yapmak istediğimizi biliriz. Bu ilke çoğumuz için geçerlidir. Bazıları düzenli çalışmaktan hoşlanırlar Ötekiler fikirlerini ve yaratıcı güçlerini gerektiren işleri benimserler. Bazıları başkaları ile beraber çalışmakta güçlük çekerler, fakat nedenini bir türlü anlayamazlar. İş tercih profillerini kıyaslamak ve kişinin işini nasıl yürüttüğünü tartışmak çok yararlı olabilir. Böyle bir tartışma sonucu karşınızdakinin tercih ve becerilerini anlayabilir, birbirinizi tamamlayabilirsiniz. Yönetimde yükseldikçe hem sistemli, hem de yaratıcı olmak zorundasınız. Bu nedenle bir yaklaşımınız güçlü, diğeri zayıfsa, zayıf olan yönünüzü tercihlerinize aykırı düşse bile geliştirmeye çalışmalısınız. İş Seçimi Çoğu insanın, onları belli bir mesleğe çeken ya da iten bir takım kişisel nedenleri vardır. Kendi işinizi düşünün! İşinizden memnun musunuz? Kaç kez iş değiştirdiniz. Çoğumuz bizi ilgilendiren konularda meslek seçeriz. İyi bir ekip oluşturma; Bir yöneticinin görevi kişinin tek başına etkili bir biçimde yapamayacağı bir işin bir ekip oluşturmaktır. Bu yüzden her ekipte beceri ve yeteneklerin dengede olması gerekir. Satıcı: Kafasında iyi bir fikri olan ve bu fikri başarıya ulaştırmak için büyük riskleri göze alan kişidir. Yenilikçi: Yenilikçi de bir çeşit kaşiftir. Ama büyük riskleri göze almaktan kaçınır. Yenilikçi yeni fikirler üretir. Uyumcu: Uyum sağlamaktan hoşlanan kişi ya da koordinatör. Standartların, değerlerin ve ilkelerin üzerinde önemle durur. Temelde düzenli kafa yapısına sahiptir. Düzenleyici: Bu kontrolcü tip, ötekinin tam tersine sistemleri yürütmekten, makine, para ve diğer somut şeyleri düzenlemekten hoşlanan kişidir. Bu da ayrıntılarla uğraşmayı sever, kurallara önem verir. Siz dairenin neresindesiniz? BÖLÜM IV Kendinizi Nasıl Görüyorsunuz? Kendimizi zeki, yetenekli ve bilgili görürsek, sabırsız, kararsız, yavaş ve yetersiz kişilerden daha farklı görürüz. O yüzden kendi görüntümüz, sürdürdüğümüz yaşam tarzının temelidir. Kişisel Tercih İndeksi: Toplumsallık Puanı: Bazıları arkadaşlıktan ve başkalarının yakınlıklarından hoşlanır. Görünmeyi tercih ederler. Böyleleri çevrelerindeki kişilere açık olurlar. Patronun personeli üzerinde kesin tavrı olmalıdır. Personel, patronla eşit olmadığını hissedecek, ama eşitmiş gibi konuşabilecektir. Güç Puanı: Gücün ne anlama geldiğini anlamak için kendi işletmenizi düşünün. Öteki departmanlarla kıyasla, kararlar üzerinde söz sahibi misiniz? İş dağılımı, bütçe, terfiler ve ücret artışları konusunda karar kimdedir? Bir işletmede güçlü kişi çalışanları ve kaynakları etkileyen kişidir. Kendi istedikleri yapıldıkça, çoğu insan seve seve gücü başkalarına verir. Asıl güçlü kişi, kendi kararlarını onaylamayanlar konusunda tedbir yetkisine sahip olanlardır. Kullanış biçimi çok önemlidir. Astlar, yöneticiyi, adil davranışlarına bakarak yargılarlar. Mc.Celelland 'Yöneticilik görevi, işleri tek başına daha iyi yürüten birinden çok, başkalarını etkileyebilen birini gerektirir' Burnham 'Dahası yöneticinin yetki arzusu, başkaları tarafından sevilme arzusundan fazla olmalıdır'. Ellerindeki gücü iyi kullanan önderler, aynı zamanda insan ilişkilerine de önem vermişlerdir. Modern işletmelerde artık güç ve otoritenin yerini, sorun çözebilen yetenekler almışlardır. Başarı Puanı: Yüksek başarı puanı, sizin işe yaklaşımınızı gösterecektir ve çok çalışmaya hazır başarı kazanmak isteyen yüksek hedefleri olan kişidir. Başarılı bir yönetici kendisi ve ekibi için ulaşılması mümkün ama çaba gerektiren hedefler saptamaktadır. Ne Yapmalısınız? Toplumsallık: Geliştirmek istediğiniz becerinizi saptayın. Örneğin, mülakat, toplantılarda konuşma, iş yemeklerinde rahat olabilme gibi... Sonra yeni fikirlerinizi yavaş yavaş uygulayın. Örneğin, karakter olarak kapalı birisi iseniz, girgin biri olmaya kalkışmayın. Ama açık sorular sorarak ilişkilerinizi geliştirebilirsiniz. Güç: Güç ve yetkiyi çoğaltmanın tek yolu, terfi etmektir. Terfinizdeki en büyük faktör, şimdiki işinizde gösterdiğiniz başarıdır. Başarı: Daha çok üretmek istiyorsanız, size neyin engel olduğunu bulmaya çalışınız. Bilgi, teknik, teknoloji ya da kaynak eksikliği mi? İşletme içindeki engellere bakın. Sorunları belki de kolaylıkla çözebilirsiniz. Başarılı kişiler, başaracaklarına inananlardır. BÖLÜM V. Neler Sizi Ve Başkalarını Çalışmaya Özendirir Önce bizi etkileyen güçlerin açık bir analizini yapmak gerekir. Kişisel Güçler: İçimizdeki güçlerdir. Örneğin, acıktığımızda harekete geçeriz. Kendi kendinize 'Kişisel ihtiyaçlarım yüzünden neler yapıyorum?' diye sorun. İtici Güçler: Çalışma hayatında üstünüzün sizden beklentileri de büyük bir itici güçtür. Aynı şekilde astlarınızın ve iş arkadaşlarınızın üzerindeki baskı da itici güçlerdir. Şöyle sorun: 'Bende itici gücü meydana getiren başkalarının beklentileri nelerdir?' Çekici Güçler: Sizin dışınızda var olan ve sizi çeken güçlerdir. Yeni araba, ev almak gibi... BÖLÜM VI Toplantılarınız Başarılı Mı? Hangi yöneticiyi ararsanız, büyük ihtimalle toplantıdadır. Toplantıların boş yere vaktinizi aldığını mı düşünüyorsunuz? Gerektiğinden fazla mı toplantı yapılıyor? Toplantıların başarılarını ölçmek için bir sistem bulunamamıştır. Görev, İlişki Endeksinin Kullanımı 1-Ekip Toplantılarının Gözden Geçirilmesi: Toplantıların verimli olup-olmadığını gözden geçirmek için zaman bulmak hayli güçtür. Ama toplantıları gerçekleştireceksek, gözden geçirmeye ayıracağımız zaman, toplantılarda boş yere harcanacak zamandan çok daha az olacaktır. 'Bir sonraki toplantımız nasıl daha fazla verimli olabilir?' diye soru sorulabilir. 2-Tartışmalar İçin Bir Liste: Kurs sırasında tartışırken kullanabilecekleri bir liste verilebilir. 3-İş Alıştırmaları: Kurslarda sık sık alıştırmalar yapılabilir. Gruplarda Sorun Çözmenin Olumlu ve Olumsuz Yanları: 1-Bir yönetici, kırgınlıklara yol açmadan, yenilik getirebilecek bir tartışma ortamı yaratma yeteneğine sahip olmalıdır. 2-Tartışmayı yöneten kişi, sorun çözme işleminin ayrı yönleri üzerinde durulmasını sağlarsa, çözümün niteliği ve kabul ediliş biçimi gelişecektir. 3-Bir ekibin birlikte çalışabilmesi için yöneticinin, değerlendirmekten çok, anlamak amacıyla dinlemesi, üyeler arasındaki doğru iletişimin sorumluluğunu üstlenmesi, ifade edilmiş duygulara karşı duyarlı olması, azınlıkta kalan görüşleri koruması, tartışmayı yönlendirmesi ve özetleme yeteneğine sahip olması gerekir. Toplantılarda Davranışlar -Arayan Davranışlar (Öneri araya, açıklama arayan, tepki arayan, fikir birliği arayan) -Veren Davranışlar (Öneride bulunan, katkıda bulunan, destekleyen, zorlukları belirten) -Rockham'a göre en önemli davranış, başkalarının sözlerine olumlu katkıda bulunabilmektir. Toplantılarda 'En iyi fikri nasıl üretebiliriz?' havası olması gereklidir. Anlaşma sağlanamazsa, beyanda bulunmaktan çok, soru sormaya başlayın. Böylece toplantıdaki sorunlara eğilmeye teşvik edeceksiniz. BÖLÜM VII Öğrenme Yönteminiz Nasıldır? Yöneticilik, sürekli öğrenme işlemidir. Yönetici hergün karşısına çıkan sorunları nasıl yoluna koyacağını öğrenmek zorundadır. Tecrübe İle Öğrenme: İnsan, golf sahasına gidip, on sekiz delikte oynayarak, bu konuda çok şey öğrenebilir. 'Uygulayarak öğrenme' de diyebiliriz. Bu yöntemde, deneme ve yanılma ağırlık taşır. İş hayatında ise çalışarak öğrenmektir. Pasif Öğrenme: İyi bir konferans ya da kitap, ne yapacağımız konusunda kafamızdaki soruları cevaplayabilir. İyi Örneklerle Öğrenme: Başkalarını izleyerek çok şey öğrenebiliriz. Kişisel, özellikle de bir işletmede yönetimin alt basamaklarında olanlar sürekli üst düzeydekilerin davranışlarını gözlemler. Hem iyi, hem de kötü yanlarını görür. Önemli nokta her düzeydeki kişi, bizler için öğrenebileceğimiz bir örnek oluşturur. Özel Rehber: İyi organize edilmiş rehberlik, öğrenmenin en etkili yoludur. Uygulamada astlarla bir anlaşmayı nasıl yaptıklarını, ya da raporları hakkında ne düşündüklerini konuşmak anlamına gelir. Öğreterek harcanan zaman, asla boşa gitmez. Asıl sorun, bu işi başarıya ulaştıracak beceri ve zamana sahip çok az kişinin bulunmasıdır. Düşünüp Tartışarak Öğrenme: Düşünme ve tartışmanın öğrenimin çok önemli bir yanı olduğuna inanıyorum. Öyle ise, bunu zaman bularak sık sık gerçekleştirmemiz gerekir. Uygulamada Mükemmele Doğru: Öğrenmekten söz edebiliriz. Ama asıl önemli olan 'davranışlar'dır. İşin başında riski göze almak istemeyiz. Bildiklerimizi uygulayabileceğimiz ortam gereklidir. Fazla riske girmeden personele becerilerini gösterebilecekleri projeler verilebilir. Hareket En önemli nokta, bir hareket planı oluşturmaktır. Size çok yeni olan bir dalda (örneğin finansta) herşeyi birkaç günde öğrenmeyi beklemeyin. Asıl önemlisi, yaptıklarınızı düşünebilmek için kendinize zaman ayırmanızdır. Başarılı gelişmenin anahtarı, tecrübelerin üzerinde düşünebilmektir. Etkili Yönetimin Anlamında Hemfikir Miyiz? Etkili bir yöneticinin ne olduğunu, etkisiz bir yöneticinin ne anlama geldiğini bilmek gerekir. Bu arada işin olumlu ve olumsuz yanlarını da açıklığa kavuşturmalıyız. Etkili olmak, insanın, durumun gerektirdiği şekle uygun hareket etmesi demektir. Ama bu tanım da bir noktada yetersiz kalıyor. Ne yapmamız gerektiğini öğreneceksek, daha açık olmalıyız. Genel anlamda yönetmek şu anlama gelir; bir grubun tek başına yapacağı işleri, onunla birlikte çalışıp başarmak ve gerçekleştirmektir. O yüzden etkili olabilmenin bir yanı da, bir yöneticinin kurduğu ilişkiler ve bu ilişkileri yürütmesidir. Buna ek olarak etkili olabilme konusu, yöneticinin teknik yönden yeterli ve çalıştığı işte bilgili olmasını da içerir. Üzerinde durulması gereken, bu teknik yön ve kişisel ilişkilerdir. Tanıdığımız Yöneticiler Etkili yönetimden neyi kastettiğimizi bir düşünelim. Hepimiz birkaç yöneticiyle çalışmışızdır. Yaptıklarını görmüşüzdür. Bazen hareketlerine hayran olmuş, bazen de eleştirmişizdir. Başka bir deyişle, onların etkinliğini yargıladığımız olmuştur. Yöneticinin etkinliği üzerinde dururken, önce kendi tecrübelerimizle işe başlayalım. Daha sonra, bu konuda yapılan araştırmaları inceleyeceğiz. Bu bölümdeki alıştırma da, bu araştırmaların uygulamadaki değerini ölçecektir. Etkili Yönetimin Kıyaslamaları İnsanın kendi tecrübeleri çok değerli birer yol göstericidirler. Ama bu tecrübeleri başkalarıyla paylaşmak da bir o kadar önemlidir. Sizin etkili davranış olarak tanımladıklarınızı, başkaları da aynı biçimde mi değerlendiriyor? Aynı şekilde, sizin etkisiz olarak tanımladığınız noktaları, başkaları da kendi tecrübeleriyle destekliyorlar mı? Bu bilgileri küçük bir grup içinde paylaşıp kıyaslamak çok yararlı olacaktır. Grupta üyeleri bu maddeler üzerinde fikir birliğine varırsa, elbette etkili bir yöneticinin nasıl davrandığı ortaya çıkacak ve herkes tarafından kabul edilecektir. Aynı zamanda hangi hareketlerden kaçınmamız ve hangi hareketleri benimsememiz gerektiğini de anlayacağız. Etkili Yönetimin Başlıca Yanları Etkili yönetimde kendi bakış açımız ve bunu başkalarıyla kıyaslamamız, onu anlamanın iyi bir yoludur. Yine de, etkili yönetim korusunda yapılan araştırmalara bir göz atmamız gerekiyor: Ohio Üniversitesi'nde yapılan (Fleihman) araştırmalardan biri, yöneticilerin iki etken üzerinde önemle durmaları gerektiğini ortaya koydu. Yönetim hayatının ilk yıllarında varolan beklentiler, kişinin gelecekteki davranışları üzerinde de etkisini koruyacaktır. Bu görüş, başka alanlarda da, Rosenthal ve Jacobson'un klasik araştırmalarında ortaya atılmıştır. Araştırmalar, öğretmenlere bir test sonucu seçtikleri bazı öğrencilerin yüksek gelişme potansiyeline sahip olduklarını açıklamışlardı. Oysa bu öğrenciler rasgele seçilmişti. Ama aynı öğrencilerin bir süre sonra imtihan edildiklerinde, seçilmeyen öğrencilere kıyasla gerçekten kendilerini geliştirdikleri görüldü. Öğretmen, bu öğrencilerden çok şey beklemiş, öğrenciler de bu beklentilere cevap vermişti. Kısaca, kişi saygı duyduğu insanların kedisinden beklentileri olduğunu hisseder ve destek görürse, bu beklentilere cevap verecek ve kendisini geliştirecektir. Beklentilerin, insanların gelişmeleri üzerinde şaşırtıcı etkileri olabilir. J. Tirling Livingstone, bulgularını şöyle özetliyor: a-Bir yöneticinin astlarından beklentileri ve onlara davranış biçimi, kişilerin çalışmasını ve mesleklerinde ilerlemesini etkilemektedir. b-Üstün yöneticilerin ender bir özelliği de, yüksek iş beklentileri yaratabilmek ve astların bu beklentilere cevap vermelerini sağlama yeteneğidir. c-Etkili olamayan yöneticiler, bu gibi beklentiler meydana getiremezler ve bunun sonunda astların randımanlarında düşüş olur. d-Astlar, genellikle kendilerinden beklenildiğine inandıkları işleri yaparlar. Astlar Nelere Bakarlar? Yöneticilerin davranışlarının, astların davranış ve dürtüleri üzerinde büyük etkisi vardır. Myers, etkili yönetim konusunda şu sonuçlara varıyor: a-Etkili yönetim, kişilerin işletme hedeflerine ulaşırken aynı zamanda kişisel hedeflere de ulaşmasını sağlar. b-Hedeflere ulaşırken, kişiyi yönetmektense, kişi tarafından yönetilir. c-Yöneticinin gelişim felsefesini yansıtır. İşte, önemli noktaların bir özeti: Yöneticilerinin kendilerini Yöneticileri tarafından teşvik ettiğini düşünenlerin Kabul teşvik edilmeyenlerin Kabul sözünü ettikleri özellikler oranı sözünü ettikleri özellikler oranı a-Onunla konuşacağınız zama[disiyle rahatça konuşulur. (80+)]nı dikkatle seçmeniz gerekir.(50+) b-Patron olduğu için, kendi bile sizin fikirlerinize [fikirlerinin üstün olduğuna değer verir(90+)]inanır.(40+) c-Şirket hedeflerinin kendi [anlatmaya çalışır](80+) leri için ne anlam taşıdığını astlar kendileri çözerler.(50+) d-Grubuna, kendi istediği [bilgiyi vermeye çalışır.(60+)]kadar bilgi verir.(70+) e-Astlarından beklentileri [fazladır(80+)] her gün değişir.(50+) f-Astlarının büyük risklere [doğru teşvik eder.(80+) atılmasına engel olur.(50+) g-Hataya yer yoktur; hele sanız, bunları unutmaya hele, kendisini zor duruma hazırdır.90+sokacak hatalara...50+ h-Ortada hata varsa, bunu cekte aynı hataları engelle-kimin yaptığını bulmayameye çalışır90+çalışır40+ Fiedler yaptığı bir başka araştırmada, bir yöneticinin etkili bir biçimde nasıl davranacağına karar vermeden önce bilmesi gereken üç husus olduğunu ısrarla belirtiyor: a-Yönetici ile personel arasındaki ilişkiler olumlu mu? Olumsuz mu? b-Görev tekdüze ve olağan mı, yoksa yaratıcılık ve yenilik mi getiriyor? c-Yöneticinin işletme içindeki otoritesine dayanan yetkisi güçlü mü, yoksa zayıf mı? Fiedler, ilişkileri iyi, görevi tekdüze ve olağan, otoritesi güçlü olan bir yöneticinin, otoriter olabileceğini öne sürüyor. Ama, ilişkilerin zayıf, görevlerin karmaşık, otoritenin düşük olduğu bir ortamda, yönetici daha demokratik ve adil davranacaktır. Önemli Bir Etken: Beklentiler Buna ek olarak Richard Glube, yönetimde başarıyı diğer bir etkene bağlıyor: Başkalarının Duygularını Anlayabilme. Glube'nin araştırmaları, yüksek performans ve üretim gösteren grupları idare eden yöneticilerin, yönetim tarzlarını duruma göre ayarladıklarını ortaya koydu. Böyle gruplarda, çalışanlar da işlerinden çok memnundular. Araştırmalar, kişinin bir işletme içindeki ilk tecrübelerinin, gelecekteki gelişmelerini bir dereceye kadar etkilediğini gösteriyor. Berlew ve Hall, şu görüşe varıyorlar: 'Beklentileri yüksek olan bir işi başaran yeni yöneticiye daha zor bir görev verilecektir. Yönetici şirketin gitgide artan beklentilerine karşılık verdikçe, katkı düzeyi de artacaktır'. Patronları tarafından teşvik edilmeyenler, patronlarının kendilerini sınırladığına ve güvenmediğine inanıyorlar. Hareket Yolları House'un araştırmalarından şu sonuçlar ortaya çıkmıştı: 1-Yöneticiler, belirlenen şirket hedeflerine ulaşmış astlarını ödüllendirirlerse, iş hayatlarından memnun ve tatmin olmuş astlarla çalışırlar. 2-Yöneticiler, eğitip yönlendirerek hedeflere ulaşma ile ödül arasındaki bağlantıyı açıklarlarsa, astlar daha rahat ve verimli çalışacaklardır. 3-Yönetici, görevin başarılmasında astlara yardımcı olarak ve zor görevlerde onları destekleyerek, astların memnuniyetini, dolayısıyla işgücünü artırabilir. 4-Yönetici, işin baskısını ve gerilimi azaltarak astların daha olumlu bir ortamda çalışmalarını sağlayarak, onları memnun edebilir.